|
Должностная инструкция секретаря
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ СЕКРЕТАРЯ УЧЕБНОЙ ЧАСТИ ШКОЛЫ
(секретаря-стенографистки)
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.
Настоящая должностная инструкция разработана в соответствии с Законом Российской Федерации «Об образовании», Трудовым кодексом Российской Федерации, квалификационной характеристикой секретаря учебной части общеобразовательного учреждения (секретаря-стенографистки) (далее – секретаря) с учетом приказа Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации от 26 августа 2010 г. №761н
«Об утверждении единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих, раздел «квалификационные характеристики должностей работников образования» (в редакции приказа Минздравсоцразвития РФ от 31.05.2011 №448н).
При составлении инструкции учтены также Примерные рекомендации об организации службы охраны труда в образовательном учреждении системы Министерства образования РФ, утвержденные приказом Министерства образования Российской Федерации от 27 февраля 1995 г. № 92.
2. Секретарь назначается и освобождается от должности в порядке, предусмотренном Трудовым кодексом Российской Федерации и трудовым договором.
3. Секретарь должен иметь среднее профессиональное образование в области делопроизводства без предъявления требования к стажу работы или среднее (полное) общее образование и профессиональная подготовка в области делопроизводства без предъявления требований к стажу работы.
4. Секретарь подчиняется непосредственно директору школы.
5. В своей деятельности секретарь руководствуется:
- Уставом школы;
- трудовым договором;
- приказами и распоряжениями директора школы;
- законами и иными правовыми актами, регламентирующими образовательную деятельность;
- настоящей должностной инструкцией;
- нормативными документами, касающимися ведения делопроизводства.
6. Секретарь должен знать:
- структуру школы и его кадрового состава;
- государственные стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
- правила орфографии и пунктуации;
- правилами эксплуатации оргтехники;
- правила пользования приемно-переговорным устройством, факсом, множительным устройством, сканером компьютером;
- правила работы с текстовыми редакторами и электронными таблицами, базами данных, электронной почтой, браузерами;
- технологию создания, обработки, передачи и хранения документов;
- правила деловой переписки;
- правила печатания деловых писем с использованием деловых образцов;
- основы этики и эстетики;
- правила делового общения;
- правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
2. ФУНКЦИИ
Основными направлениями работы секретаря являются:
- выполнение технических функций по обеспечению и обслуживанию работы директора школы и его заместителя;
- ведение делопроизводства.
3. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ
Секретарь выполняет следующие должностные обязанности:
- принимает поступающую в школу корреспонденцию, передает ее в соответствии с указаниями директора конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов;
- ведет делопроизводство, в том числе и в электронной форме;
- подготавливает проекты приказов и распоряжений по движению контингента обучающихся;
- оформляет личные дела принятых на обучение;
- ведет алфавитную книгу обучающихся;
- выполняет различные операции с применением компьютерной техники по программам, предназначенным для сбора, обработки и представления информации;
- следит за своевременным рассмотрением и подготовкой документов, распоряжений, поступивших на исполнение, конкретными исполнителями;
- по поручению директора (его заместителя) составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам обращений;
- осуществляет контроль за исполнением работниками школы изданных приказов, распоряжений, а также за соблюдением сроков исполнения указаний и поручений директора школы, взятых на контроль;
- вызывает по поручению директора работников школы и обучающихся;
- осуществляет работу по подготовке общих собраний работников школы, заседаний педагогического совета, а также совещаний, проводимых директором школы (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня совещания и их регистрация);
- следит за обеспечением директора школы канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создает условия, способствующие эффективной работе директора;
- формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив;
- принимает личные заявления работников, обучающихся и их родителей (или лиц, их заменяющих) на подпись директору школы;
- организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
Секретарь:
- работает по графику, утвержденному директором школы;
- работает в тесном взаимодействии с педагогическим, административным и обслуживающим персоналом.
4. ПРАВА
Секретарь имеет право:
- запрашивать от работников школы, а в необходимых случаях - и от администрации, нужную информацию и материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения контролируемых поручений;
- привлекать работников к выполнению поручений администрации школы;
- требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил составления и оформления документов;
- визировать проекты документов, связанных с управленческой деятельностью школы;
- вносить на рассмотрение администрации школы предложения по улучшению работы с документами, совершенствованию форм и методов управленческого труда с учетом применения средств организационной и вычислительной техники.
5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
Секретарь несет ответственность:
- дисциплинарную: за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в порядке, установленном действующим трудовым законодательством РФ; за нарушение Устава и других локальных правовых актов школы;
- административную: за нарушение по его вине правил противопожарной безопасности, санитарно-гигиенических правил, в порядке, установленном действующим административным, уголовным и гражданским законодательством РФ;
- материальную: за последствия принятого им необоснованного решения, повлекшего за собой нарушение сохранности имущества, неправомерное его использование или иной ущерб, причиненный школе, в порядке, установленном действующим трудовым законодательством РФ.
|
|