ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ СЕКРЕТАРЯ УЧЕБНОЙ ЧАСТИ ШКОЛЫ

(секретаря-стенографистки)

 

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

 

1. Настоящая должностная инструкция разработана в соответствии с Законом Российской Федерации «Об образовании», Трудовым кодексом Российской Федерации, квалификационной характеристикой секретаря учебной части общеобразовательного учреждения (секретаря-стенографистки) (далее – секретаря) с учетом приказа Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации от 26 августа 2010 г. №761н

«Об утверждении единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих, раздел «квалификационные характеристики должностей работников образования» (в редакции приказа Минздравсоцразвития РФ от 31.05.2011 №448н).

При составлении инструкции учтены также Примерные рекомендации об организации службы охраны труда в образовательном учреждении системы Министерства образования РФ, утвержденные приказом Министерства образования Российской Федерации от 27 февраля 1995 г. № 92.

 

2. Секретарь назначается и освобождается от должности в порядке, предусмотренном Трудовым кодексом Российской Федерации и трудовым договором.

 

3. Секретарь должен иметь среднее профессиональное образование в области делопроизводства без предъявления требования к стажу работы или среднее (полное) общее образование и профессиональная подготовка в области делопроизводства без предъявления требований к стажу работы.

 

4. Секретарь подчиняется непосредственно директору школы.

 

5. В своей деятельности секретарь руководствуется:

• Уставом школы;
• трудовым договором;
• приказами и распоряжениями директора школы;
• законами и иными правовыми актами, регламентирующими образовательную деятельность;
• настоящей должностной инструкцией;
• нормативными документами, касающимися ведения делопроизводства.

 

6. Секретарь должен знать:

• структуру школы и его кадрового состава;
• государственные стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
• правила орфографии и пунктуации;
• правилами эксплуатации оргтехники;
• правила пользования приемно-переговорным устройством, факсом, множительным устройством, сканером компьютером;
• правила работы с текстовыми редакторами и электронными таблицами, базами данных, электронной почтой, браузерами;
• технологию создания, обработки, передачи и хранения документов;
• правила деловой переписки;
• правила печатания деловых писем с использованием деловых образцов;
• основы этики и эстетики;
• правила делового общения;
• правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

 

2. ФУНКЦИИ

 

Основными направлениями работы секретаря являются:

• выполнение технических функций по обеспечению и обслуживанию работы директора школы и его заместителя;
• ведение делопроизводства.

 

3. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

 

Секретарь выполняет следующие должностные обязанности:

• принимает поступающую в школу корреспонденцию, передает ее в соответствии с указаниями директора конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов;
• ведет делопроизводство, в том числе и в электронной форме;
• подготавливает проекты приказов и распоряжений по движению контингента обучающихся;
• оформляет личные дела принятых на обучение;
• ведет алфавитную книгу обучающихся;
• выполняет различные операции с применением компьютерной техники по программам, предназначенным для сбора, обработки и представления информации;
• следит за своевременным рассмотрением и подготовкой документов, распоряжений, поступивших на исполнение, конкретными исполнителями;
• по поручению директора (его заместителя) составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам обращений;
• осуществляет контроль за исполнением работниками школы изданных приказов, распоряжений, а также за соблюдением сроков исполнения указаний и поручений директора школы, взятых на контроль;
• вызывает по поручению директора работников школы и обучающихся;
• осуществляет работу по подготовке общих собраний работников школы, заседаний педагогического совета, а также совещаний, проводимых директором школы (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня совещания и их регистрация);
• следит за обеспечением директора школы канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создает условия, способствующие эффективной работе директора;
• формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив;
• принимает личные заявления работников, обучающихся и их родителей (или лиц, их заменяющих) на подпись директору школы;
• организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

 

Секретарь:

• работает по графику, утвержденному директором школы;
• работает в тесном взаимодействии с педагогическим, административным и обслуживающим персоналом.

 

4. ПРАВА

 

Секретарь имеет право:

• запрашивать от работников школы, а в необходимых случаях - и от администрации, нужную информацию и материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения контролируемых поручений;
• привлекать работников к выполнению поручений администрации школы;
• требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил составления и оформления документов;
• визировать проекты документов, связанных с управленческой деятельностью школы;
• вносить на рассмотрение администрации школы предложения по улучшению работы с документами, совершенствованию форм и методов управленческого труда с учетом применения средств организационной и вычислительной техники.

 

5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

 

Секретарь несет ответственность:

• дисциплинарную: за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в порядке, установленном действующим трудовым законодательством РФ; за нарушение Устава и других локальных правовых актов школы;
• административную: за нарушение по его вине правил противопожарной безопасности, санитарно-гигиенических правил, в порядке, установленном действующим административным, уголовным и гражданским законодательством РФ;
• материальную: за последствия принятого им необоснованного решения, повлекшего за собой нарушение сохранности имущества, неправомерное его использование или иной ущерб, причиненный школе, в порядке, установленном действующим трудовым законодательством РФ.